Onsdag d. 18/6 2003 afholdt Faggruppen for edb & IT, sammen med Dansk Forening for Information og Dokumentation, gå-hjem-møde på Novo Nordisk. Emnet var elektronisk dokumenthåndtering, et område som flere og flere informationsspecialister arbejder med.

Novo Nordisk Library & Information Centre
Brian Michels indledte med at fortælle om Novo Nordisk Library & Information Centre. Her er der ansat 12 bibliotekarer, mens der i hele Novo Nordisk er ansat 43-44 bibliotekarer.

Da biblioteket primært er virtuelt udgjorde biblioteket på Intranettet præsentationen. På bibliotekets sider har man bl.a. arbejdet med personalisering, i form af "My library". Det fremgik dog, at det er svært at få medarbejderne til at forstå fordelene ved deres egen personlige side. Ligeledes er det også svært at formidle fordelene ved, at kolleger f.eks. kan se hvilke tidsskrifter, der er ens fortrukne. Det er ellers en oplagt ide til videndeling, f.eks. fra erfarne medarbejdere til "grønne" medarbejdere.

Bibliotekets sider på Intranettet bestod ellers af de traditionelle søgesystemer, services, elektroniske tidsskrifter osv.

PaperLite – Implementering af PatentDoc
Herefter var aftenen dedikeret projektet "PaperLite", som har foregået i Patentafdelingen, og drejer sig om implementering af PatentDoc. Tove Fabritius de Tengnagel har været projektleder her og fortalte i sit oplæg vidt og bredt om projektet. Hun delte med tilhørerne, de erfaringer som PaperLite-projektet har gjort sig.

Indledningsvist kan det siges, at der er lang vej fra det fysiske arkiv til den elektroniske dokumenthåndtering. Implementering af elektronisk dokumenthåndtering er ifølge Tove en revolutionerende proces for medarbejderne.

Kort kan det fortælles, at Patentafdelingen er en datatung og videntung afdeling. Afdelingens opgaver er at beskytte Novo Nordisks egne patenter, og overvåge andres patenter. Det udgør afdelingens 2 arbejdsprocesser, som håndteres som sager. Tidligere, dvs. før PaperLite var sagerne fysiske papirmapper, som hurtigt voksede. Man har både hovedsager og subsager, og begge har oftest et langt tidsforløb, op til 20 år. I Patentafdelingen havde man derfor tidligere mange papirmapper med mange dokumenter (oftest korrespondance). Til at styre sagerne og deres dokumenter, var der i afdelingen udviklet sagsdatabaser til henholdsvis sagsstyring (frister og bibliografiske data, som styres via en egenudviklet struktur på afdelingens fællesdrev) og det fysiske arkiv.

Status er i dag, at PatentDoc version 1.1 bliver udrullet primo juni. Det fysiske arkiv eksisterer stadig, ligeså gør fællesdrevene. E-fax og e-mail skal implementeres i efteråret 2003.

Starten på projektet
Udviklingsprojektet startede i 2001, men startskuddet til projektet skete reelt i slutningen af 1998. Af forskellige årsager, bl.a. opdelingen af Novo Nordisk i 2 i 1999-2000 (Novo Nordisk og Novozymes), kom projektet først i gang i 2001. Præanalysen foregik i 1999, men det system som skulle være fundamentet, var i princippet allerede valgt af Novo Nordisk. Det er systemet Documentum som er valgt som fundamentet for PatentDoc.

Visionen for projektet var, at i løbet af 5 år skulle afdelingen være i stand til at håndtere alt elektronisk. Det må siges at være drømmen om det papirløse kontor, som alle vist har været ramt af. Som Tove sagde: "papirløst bliver vi nok aldrig, men med dette projekt er vi gået længere end mange andre der siger de er gået papirløst".

De overordnede krav til det nye system var:

• Fælles global adgang til samme sag
• Fuldt historisk og aktuelt overblik over alle sager
• Integration af produktion og arkivering i samme arbejdsgang
• Rationalisering af arbejdsgange i forhold til indkommende post

Projektet
Projektet har været opdelt i 4 faser: Idé, analyse, projekt og implementering.

Analysefasen (2000-2001) var 3-delt, og fokuserede på PaperLite og hvordan det skulle skæres.

Den første del var analysen af "as is", dvs. hvordan ser det eksisterende ud. Metoder som blev anvendt her var workshops og hjemmearbejde.

Den anden del var valget af system. Her valgte PaperLite som sagt standardproduktet Documentum, hvis interface blev tilpasset Patentafdelingen. Metoden her var demos af forskellige interfaces, for at finde frem til den rette. Tove påpegede at hun mener customisering er vigtigt.

Den tredje og sidste del var kravspecifikationen, hvilket er usædvanligt, da denne del oftest kommer før valg af system. Men Novo Nordisk havde allerede valgt Documentum, og kravspecifikationen gik derfor ud på, hvordan det system skulle tilpasses Patentafdelingen. Her anvendte PaperLite "Use Cases". Tove er en stor fortaler for denne metode, da den bl.a. er nem at anvende når der er brugere involveret. Den er også god når arbejdsgange skal laves om fra fysisk til elektronisk dokumenthåndtering, da den detaljeret gennemgår processer og aktører.

For en afdeling som Patentafdelingen var der meget arbejde i indsamling af data om dokumenttyper. Analysen viste, at der var over 500 typer, men PaperLite valgte 8 overordnede dokumenttyper. Dokumenttyperne blev til en attribut (metadatafelt), som er afhængig af en række underliggende felter. Det kan oplyses, at Documentum ellers kun opererer med 1 dokumenttype.

De 8 dokumenttyper er blevet underopdelt i 3, og den opdeling har fungeret meget godt indtil nu. Herunder er der defineret de forskellige metadatafelter.

I projektet har der været vigtigt, at der var integration mellem de forskellige systemer i Patentafdelingen, således at data kun registreres 1 sted.

I PatentDoc er der valgt navnestandarder for filer på: Overordnet type, underordnet type og dato for indlæggelse af dokument.

Dokumenternes livscyklus er også analyseret i projektet og inkorporeret i PatentDoc. Endelig er der defineret roller for medarbejdernes adgang til dokumenter, standard i Documentum er 7 forskellige.

I forbindelse med elektronisk dokumenthåndtering er der et stort problem med ældre dokumenter, i forhold til forskellige versioner, og forældede udgaver, af tekstbehandlingssystemer. PaperLite-projektet har valgt PDF-renderinger af alle dokumenter. Det betyder, at der skabes en PDF-udgave af alle dokumenter. I den forbindelse har Patentafdelingen skulle vænne sig til, at det er det elektroniske dokument som er originalen, ikke det fysisk, printede dokument. Her gælder det dog, at myndighederne måske stadig forholder sig til det printede dokument.

Hierarkiet i det elektroniske dokumenthåndteringssystem er det samme som det fysiske. Dvs. indgangen til dokumenterne er via dato eller sag. Udover det er der naturligvis en søgefunktion, men medarbejderne synes at foretrække den "vante" måde. Det er endnu ikke trængt igennem, at systemet og dets søgemuligheder er en ressource til videndeling på tværs af afdelingen.

Patentafdelingens ældre fysiske arkiv har også været tænkt ind i projekt "PaperLite". Det er meningen, at de aktive sager skulle migreres over i det elektroniske arkiv. Der var afsat 3 måneder til denne del af projektet, men der har desværre været IT-mæssige problemer som har forsinket migrationen.

Nogle tips og gode råd som Tove gav
Tests afslører ikke alt, hav altid fall-back planer.

I relation til brugerne er det også vigtigt, at de føler de får noget ud af projektet. De skal motiveres til at lave om på deres arbejdsgange. Det er også vigtigt at have en god dialog med de fremtidige brugere, da det kan virke meget abstrakt for dem.

Det er Toves erfaring, at man er frygtelig afhængig af leverandøren i en situation som denne. Bare der er det mindste problem skal man kunne stole på leverandøren. Man vil sikkert også have flere forskellige leverandører, hvis produkter skal være kompatible. I PaperLite har det f.eks. været server, client, Oracle databasen, IIS, PDF, og skanningsmiljøet.

En anden ting Tove mener er vigtigt, er opbakningen fra ledelsen. Ledelsen har under hele projektet støttet, selv når der var problemer.

Et sidste råd som Tove giver er: "hold 10 % af budgettet tilbage til tiden efter implementering, der skal være penge til de problemer der vil komme".

Til slut
Projektmæssigt er den oprindelige tidsplan næsten overholdt, men set i bakspejlet mener Tove, at det har været et presset projekt, rent tidsmæssigt. Den pressede plan kom til at gå ud over kvaliteten, men det var essentielt for projektet at overholde tid- og økonomiplanen pga. psykologiske faktorer.

PaperLite valgte fysisk at implementere (udrulle) dokumenthåndteringssystemet på én gang, for alle 28 medarbejdere over en periode på 14 dage. Den strategi kendes også under navnet Big Bang, og har både fordele og ulemper. Selvom man aldrig vil kunne forudse alle de problemer der kan forekomme, fortryder Tove at systemet blev udrullet på én gang. Hun er dog heller ikke sikker på, at en trinvis implementering ville være foregået uden problemer, men fordelen her er dog at problemerne rammer færre personer.

Gevinster ved implementering af elektronisk dokumenthåndteringssystemer
Tove sluttede oplægget af med at liste de gevinster hun ser ved implementering af elektroniske dokumenthåndteringssystemer:

• Frigørelse af værdifuld tid: Reduceret genfindingstid, minimeret risiko for tabte dokumenter, konsistens
• Højere kvalitet: Videndeling, kombinere indhold i forskellige dokumenter, hjemmearbejde/"on location"
• Mere effektiv udveksling: Udnyttelse af e-data, hurtigere kommunikation
• Attraktivt arbejdsmiljø: Reduktion af rutineprocesser, fleksibilitet, erfaringsudveksling og videndeling

[ Copyright © 2002 IT-faggruppen -  Sidst opdateret 21. October 2006 ]